Hướng dẫn xóa và lưu trữ dữ liệu trong máy photocopy

Máy photocopy và máy in đa chức năng là những thiết bị đã có ổ cứng từ khoảng năm 2003. Đây là thiết bị cho phép chúng thực hiện các tác vụ quan trọng như đối chiếu tài liệu lớn và tăng tốc quá trình in bản sao tài liệu. các biểu mẫu và giấy tờ nhiều trang. Nhưng vào năm 2010, CBS News đã tung ra một đoạn video gây chấn động cộng đồng quản lý tài liệu: Nhiều máy trên thị trường đã lưu trữ tệp trên ổ cứng bên trong và những ổ cứng này có thể tháo rời và truy cập được. một thời gian dài tại máy photocopy. Bảo mật ổ cứng hầu như không tồn tại. Trong video, chỉ một nhà kho ở New Jersey chứa khoảng 6.000 máy photocopy có thể chứa 20.000 tài liệu mỗi máy. Điều đó có nghĩa là các biểu mẫu thuế thu nhập, giấy khai sinh, thẻ an sinh xã hội, và hoặc các hồ sơ bí mật khác. Trong video, các phóng viên bí mật của CBS đã mua một số máy photocopy và tìm thấy các tập tin từ báo cáo bắt giữ tội phạm đến hồ sơ y tế và bản sao phiếu lương có tên và địa chỉ. Vào năm 2013, một trong những công ty y tế đó, Affinity Health Plan, đã bị buộc tội 1,2 triệu đô la trong một vụ dàn xếp liên quan đến một máy photocopy theo báo cáo của CBS. Lưu trữ và xóa dữ liệu quan trọng hiện là một phần rất thiết thực và rất quan trọng trong việc sử dụng máy photocopy của bất kỳ công ty nào.

Điều này cho chúng ta biết một điều: Bảo mật và đảm bảo thiết bị bao gồm các tính năng cần thiết để xóa ổ cứng bên trong hoặc mã hóa bất kỳ dữ liệu lưu trữ nào có thể được chứa bên trong. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cơ quan chính phủ hoặc bất kỳ ai tương tác với tài liệu mà việc tiết lộ sẽ vi phạm các quy định hoặc quy định của nhà nước. Tại đây Toshiba-copier.vn sẽ giúp bạn có thể xóa dữ liệu quan trọng khỏi máy và đảm bảo bạn được bảo vệ khỏi bị đánh cắp danh tính hoặc bất kỳ vi phạm dữ liệu nào khác.

Chú ý đến hệ thống sử dụng RAM

Các hệ thống sử dụng RAM để lưu trữ thông tin cho các lệnh in và sao chép cơ bản không cần ghi dữ liệu đó vào ổ cứng. Khi thông tin này được lưu trữ trong RAM, bạn sẽ được hưởng lợi từ tính chất dễ bay hơi của phương tiện lưu trữ đó. Tắt máy in và thông tin đó thường bị xóa. Điều này rất không giống như một ổ cứng lưu trữ thông tin đó cho đến khi nó bị xóa hoặc ghi đè.

Hệ thống hỗ trợ độc quyền, nhưng chúng không đáng tin cậy

Hầu hết các máy photocopy đều sử dụng các file dữ liệu không chuẩn nên khi tháo ổ cứng sẽ không thể kết nối với PC và đọc dữ liệu. Điều đó có nghĩa là tài liệu của bạn sẽ được bảo vệ tối thiểu khỏi khả năng đọc được ổ cứng từ một máy photocopy thông thường. Tuy nhiên, điều này không bảo vệ tài liệu của bạn khỏi phần mềm phức tạp hơn được thiết kế để xâm nhập vào các biện pháp bảo vệ đơn giản đó và truy xuất dữ liệu từ các sản phẩm từ các nhà sản xuất khác nhau.

Sử dụng các tùy chọn phần mềm mã hóa để xóa dữ liệu tốt

Hầu hết các máy photocopy đa chức năng đều bao gồm ít nhất một tùy chọn để xóa dữ liệu một cách an toàn và ghi đè lên đĩa cứng để ngăn chặn việc đánh cắp thông tin được lưu trữ trong các hoạt động sao chép và in ấn. Một số phần mềm này bao gồm tính năng xóa ngay lập tức khi công việc được hoàn thành, trong khi những phần mềm khác sẽ ghi lại ổ cứng nhiều lần để xóa an toàn dữ liệu được lưu trữ trên ổ đĩa khi thiết bị được bán, bảo trì, nâng cấp hoặc thay thế. Ngoài ra còn có phần mềm đảm bảo hình máy photocopy quét của bạn được mã hóa khi chúng được ghi vào ổ đĩa để bảo vệ thêm các tệp và dữ liệu nhạy cảm của bạn.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng máy photocopy hiệu quả cho người mới

Các phương pháp hay nhất để luôn được bảo vệ

Có phần mềm an toàn là bước đầu tiên tốt, nhưng điều đó không có nghĩa là nó hoàn toàn an toàn. Trước hết, đừng chỉ sử dụng phần mềm bảo mật khi bạn mở máy photocopy hoặc máy in. Sử dụng nó hàng ngày, hoặc ít nhất hàng tuần để loại bỏ bất kỳ tệp tích lũy nào cho tốt. Hãy biến nó thành một phần trong các hoạt động thường xuyên của công ty bạn và chỉ định ai đó thực hiện nhiệm vụ này như một phần của bản mô tả công việc của người đó.

Bạn cũng muốn đảm bảo rằng bạn được bảo vệ hoàn toàn khi kết thúc hợp đồng thuê, hoặc khi bạn bán nó. Trong những trường hợp này, chạy ghi đè bảo mật hai lần có thể không phải là một ý tưởng tồi. Và, nếu bạn thực sự muốn chắc chắn rằng bất kỳ thông tin bảo mật quan trọng nào đã bị phá hủy, hãy tháo ổ cứng và hủy nó – chỉ cần đảm bảo nhận được chứng chỉ hủy từ nhà cung cấp.

Toshiba-copier.vn – đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy photocopy

Là đơn vị nhập khẩu trực tiếp máy photocopy, chúng tôi luôn mang đến những gì khách hàng cần. Với các dịch vụ kèm theo: Cho thuê máy photocopy, sửa chữa máy photocopy, bảo trì máy photocopy. Toshiba-copier.vn mong muốn là đối tác tin cậy của Quý khách hàng, là nơi trao gửi niềm tin. Với đội ngũ KTV lên đến 50 người, được đào tạo chuyên nghiệp, tay nghề cao. Nhấc máy lên và gọi 096 181 3909 Chúng tôi sẽ đến ngay!

Địa chỉ: Quận 12: Số 36A Tân Chánh Hiệp 10, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12
Hotline: 0934 531 349 – 079 4481 888 – 096 181 3909
Email: toshibavncopier@gmail.com
Quận Tân Phú: Số 74 Nguyễn Cửa Đàm, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân Phú
Website: http://toshiba-copier.vn