Gửi email tới Fax, những lưu ý cần biết

Gửi email tới Fax – Những điều bạn cần biết

Fax từng là công việc chủ yếu của văn phòng hiện đại đối với máy photocopy hoặc máy in đa chức năng. Nhưng gần đây, email là phương pháp phổ biến để chuyển các tệp nhỏ. Tuy nhiên, nếu bạn cần gửi fax, nhưng muốn nâng cấp văn phòng của mình lên một hệ thống, dịch vụ hoặc hệ thống kỹ thuật số hoàn toàn, thì Email to Fax có thể là giải pháp tốt nhất. Có các dịch vụ trực tuyến và nội bộ có thể thực hiện việc này bằng tài khoản email của riêng bạn. Đây là cách gửi email đến fax được thực hiện trong 5 bước đơn giản.

Chọn Nhà cung cấp hoặc Dịch vụ phù hợp nhất

Chỉ với một cú nhấp chuột từ Google, bạn có thể gửi email trực tuyến đến nhà cung cấp dịch vụ fax mà bạn muốn sử dụng bao gồm eFax, Send2Fax, MetroFax, FaxAge và ….. Hoặc bạn có thể tự mình nghiên cứu thông qua giới thiệu từ người quen hoặc bạn có thể chọn cho mình dùng thử từ các đơn vị khác .. Bạn muốn tìm nhà cung cấp để dễ dàng sử dụng dịch vụ của mình một cách đơn giản nhất?

Tìm hiểu về giá cả và chi phí của doanh nghiệp

Sau khi bạn chọn nhà cung cấp, hãy quyết định mức độ dịch vụ bạn cần để đáp ứng yêu cầu của người dùng và khối lượng hàng tháng. Phí gửi email đến fax có thể dao động từ $ 8 / tháng (500 trang) đến $ 36 / tháng hoặc hơn (2.500 trang) đối với tài khoản người dùng đơn lẻ, hoặc bạn có thể nhận được một kiến ​​trúc có thể mở rộng có thể hoạt động cho toàn bộ công ty của bạn. Ngoài ra, một số nhà cung cấp tính phí “thành viên” hàng năm cũng như phí sử dụng hàng tháng, sau đó tính phí bạn cho mỗi trang được gửi và nhận qua fax với một số tiền nhất định.

Định dạng cấu trúc email công ty

Gửi fax sẽ yêu cầu mở chương trình email của bạn và tạo thư mới hoặc đính kèm tệp. Nó cũng có thể liên quan đến một email trực tiếp từ bất kỳ ứng dụng nào có thể gửi đến email. Để có kết quả tốt nhất, bạn sẽ nhập định dạng cấu trúc email bằng địa chỉ tài khoản Email to Fax cụ thể của mình. Bằng cách này, bạn có thể chỉ cần gõ “Fax” và gọi đến địa chỉ thích hợp nếu cần. Với một số hệ thống, bạn sẽ cần nhập số fax đã nhận vào trường Email người nhận, sau đó nhập tên miền Email to Fax (tên miền có thể giống như sau: “8882055555@emailtofax.com”). Mỗi hệ thống sẽ có các giao thức khác nhau, nhưng để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng cấu hình các ứng dụng của bạn khi cần thiết. Một số hệ thống cũng cho phép nhiều người nhận fax và / hoặc email.

Thông tin chi tiết về tiêu đề được chuyển tải!

Chỉ vì bạn đang gửi fax qua email không có nghĩa là bạn không cần tiêu đề. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang gửi fax cho một doanh nghiệp lớn có thể vẫn sử dụng máy fax cổ điển để nhận fax và có thể là một thiết bị dùng chung giữa các phòng ban. Bạn thường có thể lưu trữ mẫu tiêu đề ở đâu đó mà nó có thể dễ dàng truy cập trong các ứng dụng tài liệu của bạn, có thể là Adobe Acrobat, OpenOffice hoặc Microsoft Word.

Sử dụng các phương pháp gửi email cũ

Nếu bạn muốn gửi một tệp kỹ thuật số được tạo sẵn, chỉ cần gửi email đến địa chỉ được chỉ định trên tài khoản của bạn (xem định dạng ở trên) và đính kèm (các) tệp bạn muốn gửi. Hầu hết các dịch vụ email tới fax sẽ có bất kỳ tệp đính kèm nào và tự động chuyển đổi chúng thành fax, gửi chúng đến người nhận của bạn.

Tránh rắc rối khi sử dụng dịch vụ email để fax

Trước khi quyết định một dịch vụ, hãy dùng thử bản demo. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đăng ký tài khoản dùng thử hoặc miễn phí và gửi một vài bản fax thử nghiệm. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện một số vấn đề. Đầu tiên, nó cho bạn biết liệu một nhà cung cấp này có dễ sử dụng hơn nhà cung cấp khác hay không hoặc liệu nhà cung cấp đó có phù hợp hơn với quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp bạn hay không. Bạn muốn toàn bộ quy trình gửi email thành fax trở nên đơn giản và không phải là thứ đòi hỏi bạn phải suy nghĩ lại mọi thứ bạn biết về fax. Nếu nó không giúp bạn tiết kiệm thời gian, nó có thể khiến bạn mất tiền.

Cân nhắc xem bạn cần hay muốn số fax miễn phí. Nhiều dịch vụ cung cấp một số điện thoại miễn phí, nhưng bạn có thể muốn hoặc không muốn đi tuyến đường đó – đặc biệt là với tính năng gọi toàn quốc “miễn phí” ngày nay cho hầu hết các dịch vụ điện thoại. Một số dịch vụ tự động nâng cấp bạn lên miễn phí với mức giá nhất định.

Hiểu và so sánh chi phí fax của bạn. Một dịch vụ có thể đặt giới hạn cao hơn dịch vụ khác cho khối lượng fax hàng tháng. Lượt đến và lượt đi cũng được tính khác nhau và chi phí sẽ xác định số tiền bạn yêu cầu cho mỗi lượt. Nếu dịch vụ của bạn tính phí “mỗi fax” sau một số lượng fax nhất định, thì bạn muốn đảm bảo rằng bạn đã trang trải chi phí tiềm năng nếu bạn sử dụng số lượng fax cao hơn trong một tháng. Một điều khác cần nhận ra là hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email-to-fax đều đưa ra báo giá tùy chỉnh cho các giải pháp doanh nghiệp yêu cầu nhiều người dùng hoặc khối lượng đặc biệt cao.
Xem thêm: Hướng dẫn xóa và lưu trữ dữ liệu trong máy photocopy

Địa chỉ: Quận 12: Số 36A Tân Chánh Hiệp 10, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12
Hotline: 0934 531 349 – 079 4481 888 – 096 181 3909
Email: toshibavncopier@gmail.com
Quận Tân Phú: Số 74 Nguyễn Cửa Đàm, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân Phú
Website: http://toshiba-copier.vn