Bạn cần lưu ý điều gì trước khi quyết định thuê máy photocopy?

Hiện nay, dịch vụ cho thuê máy photocopy ngày càng phát triển bởi nó không chỉ giúp khách hàng tiết kiệm chi phí mà còn an tâm hơn khi sử dụng, không lo sửa chữa, hư hỏng.

Tuy nhiên, nhiều người vẫn thắc mắc, khi thuê máy photocopy cần lưu ý những gì? Bạn nên thuê máy trong trường hợp nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để tìm ra câu trả lời.

Tại sao phải thuê máy photocopy?

Cho thuê máy photocopy ngày càng trở nên phổ biến bởi có nhiều lý do chính đáng khiến bạn nên sử dụng dịch vụ này.

Chẳng hạn khi thuê máy sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, sử dụng linh hoạt và đặc biệt là phục vụ nhu cầu in ấn trong một số trường hợp, sự kiện cần sử dụng máy như: hội nghị, hội thảo, event,… ..

Dưới đây là một số lý do chính mà bạn nên sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy:

• Không cần đầu tư nhiều vốn ban đầu

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi nhu cầu in ấn tài liệu ít thì thuê máy photocopy là một trong những cách giúp họ tiết kiệm và giảm thiểu chi phí.

Ngoài ra, những thỏa thuận về dịch vụ như: sửa chữa, bảo hành miễn phí, ký kết hợp đồng có thể thay đổi tùy từng thời điểm,… cũng là lý do bạn nên sử dụng dịch vụ cho thuê. máy photocopy thay vì mua mới.

• Sử dụng máy móc hiện đại

Để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, các công ty cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy hiện nay đều sử dụng các loại máy đời mới, đa chức năng, tốc độ cao với công nghệ tiên tiến, hiện đại. Ngoài ra khi thuê máy photocopy bạn còn được tư vấn và giải đáp miễn phí mọi vấn đề liên quan đến máy.

• Thời gian sử dụng tùy thuộc vào khách hàng

Trong trường hợp bạn không có nhu cầu sử dụng máy trong thời gian dài, chỉ sử dụng trong vài ngày hoặc vài năm cho một sự kiện, dự án thì thuê máy photocopy là lựa chọn tốt nhất.
Dịch vụ cho thuê máy với thời gian thuê linh hoạt giúp bạn có thể thay mới, nâng cấp và tiết kiệm chi phí hơn so với việc mua máy mới.

Lợi ích của việc thuê máy photocopy

So với việc mua một chiếc máy mới thì việc sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy cho văn phòng sẽ mang lại cho công ty, doanh nghiệp của bạn nhiều lợi ích thiết thực như:

• Giá thuê rẻ hơn

Tất nhiên, so với việc mua máy mới thì việc thuê máy photocopy sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và được hưởng mức giá rẻ hơn.

Chẳng hạn, để mua một chiếc máy photocopy mới cho văn phòng, bạn sẽ bỏ ra hàng chục triệu đồng (nếu muốn mua máy tốt, nhập khẩu 100%). Chưa kể các khoản phụ phí như bảo trì, sửa chữa, thay mực, giấy, …. đây được xem là khoản tiền lớn đối với quỹ tài chính của công ty.

Trong khi đó, nếu chọn thuê máy photocopy, bạn chỉ cần trả chi phí thuê hàng năm, các chi phí còn lại như phí mực in, tài nguyên, sửa chữa, …. sẽ do bên cho thuê chi trả.

Do đó, so với việc mua máy mới, thuê máy photocopy của công ty, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn mà vẫn đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của công việc.

• Nâng cấp khi bạn phát triển

Thông thường, các hợp đồng cho thuê máy photocopy đều cho phép khách hàng đổi máy mà không cần lý do, thậm chí bạn có thể sử dụng những loại máy tiên tiến nhất, hiện đại nhất trên thị trường nếu nhu cầu in ấn của bạn được đáp ứng. bạn bay lên.

Vì vậy, khi thuê máy, khi công ty ngày càng phát triển, nhu cầu sao chụp tài liệu lớn, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì không tốn thêm chi phí thuê, mua máy mới.

Các công ty dịch vụ cho thuê máy photocopy sẽ luôn hỗ trợ bạn cập nhật những dòng máy mới, hiện đại, năng suất cao với những tính năng hiện đại để đáp ứng công việc của bạn.

• Thời hạn hợp đồng có thể thay đổi

Thời hạn hợp đồng thay đổi là một trong những lợi ích thiết thực nhất khi sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy. Theo đó, bạn có thể thay đổi thời gian thuê sao cho phù hợp nhất.

Thông thường, các hợp đồng cho thuê máy photocopy được xử lý nhanh chóng, giúp bạn có thể thoải mái sử dụng máy trong vài ngày với thời hạn 6 tháng hoặc một năm tùy thích. Sau thời gian trên, bạn có thể gia hạn thời gian hoặc chấm dứt hợp đồng mà không phải chịu thêm bất cứ nghĩa vụ hay phát sinh nào.

Những điều cần chú ý trước khi quyết định thuê máy photocopy

Để lựa chọn được dịch vụ phù hợp và đảm bảo việc thuê máy photocopy phát huy tối đa hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu công việc, trước khi quyết định thuê máy, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

Chọn thuê máy photocopy nhằm mục đích gì?

Việc xác định nhu cầu sử dụng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định bạn nên mua hay thuê máy photocopy.

Theo đó, bạn cần xác định rõ mua máy dùng cho văn phòng với nhu cầu in ấn, sao chụp tài liệu số lượng lớn hay nhỏ, phục vụ công việc hay cá nhân để từ đó đưa ra lựa chọn. đúng nhất.

Thông thường, đối với những công ty, văn phòng lớn, nhu cầu in ấn nhiều thì bạn nên đầu tư máy mới. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng máy photocopy với mục đích kinh doanh thì nên đầu tư mua máy để chủ động hơn trong công việc.

Còn lại, đối với những văn phòng nhỏ, nhu cầu in ấn theo mùa hay sự kiện, bạn nên sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy để tiết kiệm chi phí.

Giá của một chiếc máy photocopy không hề nhỏ, nếu bạn bỏ ra số tiền lớn mà không sử dụng hết công suất của máy thì vô cùng lãng phí. Và ngược lại, máy photocopy quá nhỏ, không đáp ứng được nhu cầu công việc thì sẽ làm giảm năng suất lao động.

Vì vậy, trước khi tìm đến dịch vụ cho thuê máy photocopy, bạn cần xác định rõ mục đích thuê máy là gì để có sự lựa chọn đúng đắn nhất.

Phải có kiến ​​thức cơ bản về máy photocopy

Để thuê được một chiếc máy photocopy ưng ý và hợp túi tiền chưa bao giờ là một vấn đề đơn giản. Vì vậy, việc nắm vững những kiến ​​thức cơ bản về máy là điều quan trọng.

Điều này sẽ giúp bạn chủ động và tỉnh táo hơn trước những lời tư vấn, dụ dỗ của những người cung cấp dịch vụ, đồng thời tỉnh táo trước những lời “ngon ngọt” để không bị “mất tiền oan”.

Hiện nay, các dòng máy photocopy được chia thành các loại sau:

• Máy photocopy kỹ thuật số: Đây là loại máy phổ biến nhất hiện nay, sử dụng dễ dàng, tiện lợi
• Máy photocopy laser: Máy photocopy laser có tốc độ in nhanh, hoạt động bền bỉ và giá thành rẻ hơn
• Máy photocopy màu: Đây được coi là loại máy đắt nhất và “tài năng” nhất. So với các loại máy truyền thống, máy photocopy màu thường xảy ra hỏng hóc, trục trặc

Kiểm tra tốc độ của máy

Trước khi chọn thuê máy photocopy, hay kiểm tra tốc độ in của máy, đây là điều vô cùng quan trọng và cần thiết mà bạn không được bỏ qua.
Sau một thời gian dài hoạt động, máy sẽ gặp phải những trục trặc nhất định nên bạn cần kiểm tra lại tốc độ in và cân đối sử dụng. Ngoài ra, đừng quên tham khảo thêm các chức năng hỗ trợ của máy như:

• Máy có khả năng tăng / giảm dung lượng tài liệu không?
• Máy in một mặt hay 2 mặt trên 1 trang ?, …..

Điều này sẽ giúp bạn có sự lựa chọn tốt nhất trong việc thuê máy photocopy và đảm bảo tối đa nhu cầu in ấn của công việc.

Xác định công suất, giá cả và loại máy

Tôi nên chọn máy nào? Công suất như thế nào? Đây là những câu hỏi bạn cần trả lời trước khi chọn thuê máy photocopy phù hợp nhất.

Đầu tiên bạn hãy xác định công suất làm việc của máy, điều này phụ thuộc vào khối lượng công việc cũng như nhu cầu in ấn của công ty bạn.

Ví dụ, nếu công việc của bạn yêu cầu 400 bản mỗi ngày, thì công suất hàng tháng là khoảng 12.000 bản. Theo đó, bạn cần chọn loại máy có công suất đáp ứng được nhu cầu in ấn trên.

Dưới đây là bảng tổng hợp công suất làm việc của máy photocopy mà bạn có thể tham khảo:

Nhu cầu công việc	Chọn máy có tốc độ (sao chép / phút)	Công suất sao chép mỗi tháng
Một vài bản sao	16 – dưới 20	10.000 bản
Photocopy trung bình	20 – dưới 30	10.000 – 20.000 bản
Sao chép nhiều	30 – dưới 50	20.000 – 50.000 bản
Photocopy rất nhiều	50 bản / phút trở lên	Hơn 50.000 bản / tháng

Sau khi đã chọn được công suất của máy, việc tiếp theo bạn cần làm là tìm hiểu giá cả. Thông thường, máy photocopy đa chức năng luôn đắt hơn những loại khác. Theo tiêu chí về công suất in của máy, bạn có thể ước lượng được mức giá từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp nhất để tiết kiệm chi phí.

Cuối cùng, hãy chọn công ty cho thuê máy photocopy mà bạn muốn thuê. Trên thị trường có rất nhiều hãng máy photocopy nổi tiếng đến từ nhiều thương hiệu khác nhau như: Toshiba, Ricoh, Canon,… với những ưu điểm khác nhau.
Do đó, căn cứ vào nhu cầu tài chính và mục đích sử dụng mà bạn lựa chọn những mẫu máy photocopy phù hợp nhất.

Tìm hiểu về các sản phẩm và chức năng của máy photocopy

Các chuyên gia cũng khuyến cáo, trước khi thuê máy photocopy, bạn cần tìm hiểu trước thông tin về sản phẩm, đặc biệt là những chức năng, tiện ích mà máy mang lại.

Tùy từng dòng máy sẽ có những tính năng khác nhau. Chẳng hạn, một số dòng máy như Ricoh hay Xerox có thế mạnh về in màu, scan,… trong khi các dòng máy khác như Toshiba, Canon lại có thế mạnh về tốc độ in, đa dạng khổ giấy. , …..

Do đó, hãy tìm hiểu và nắm rõ từng tính năng, ưu điểm của máy photocopy để chọn thuê máy phù hợp nhất, tránh lãng phí tiền bạc.

Cho thuê máy photocopy Hiện nay là nhu cầu được nhiều khách hàng quan tâm. Và nếu bạn đang có ý định thuê cho mình một chiếc máy photocopy đầy đủ tính năng, chất lượng tốt với giá hợp lý nhất thì đừng quên liên hệ với Toshiba-copier.vn để được tư vấn nhé.

Với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường, Toshiba-copier.vn cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy cho các công ty, doanh nghiệp với nhiều sản phẩm đa dạng, giá cả hấp dẫn nhất. Quý khách hàng có thể liên hệ theo địa chỉ dưới đây để được nhân viên của Toshiba-copier.vn tư vấn và giải đáp:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ Toshiba-copier.vn
Địa chỉ: 26B Phạm Văn Đồng, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 024 2024 3399 – 083 5335 999
E-mail: copierphuson@gmail.com

Trang mạng: http://mayphotophuson.vn

Địa chỉ: Quận 12: Số 36A Tân Chánh Hiệp 10, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12
Hotline: 0934 531 349 – 079 4481 888 – 096 181 3909
Email: toshibavncopier@gmail.com
Quận Tân Phú: Số 74 Nguyễn Cửa Đàm, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân Phú
Website: https://toshiba-copier.vn