10 lỗi thường gặp khi sử dụng máy photocopy

Tuy là thiết bị được sử dụng phổ biến trong cuộc sống nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng máy photocopy đúng cách và tiết kiệm chi phí. 10 sai lầm thường gặp khi sử dụng máy photocopy dưới đây mà chúng tôi đưa ra chắc chắn sẽ khiến nhiều người phải “giật mình” trước những thói quen hàng ngày tưởng chừng như vô hại lại có thể đang “giết chết” tuổi tác của bạn. đời máy.

Những sai lầm khiến máy photocopy lâu ngày không sử dụng:

Máy hoạt động liên tục

Cũng giống như con người, tất cả các thiết bị điện tử trong đó có máy photocopy cũng cần một khoảng thời gian nghỉ ngơi, phục hồi để đảm bảo các linh kiện trong máy không bị “làm việc quá sức”.
Mặc dù nhiều hãng máy photocopy lớn như Toshiba hay Ricoh nổi tiếng với độ bền cao nhưng các chuyên gia khuyên bạn không nên quá lạm dụng điều này.

Máy hoạt động liên tục trong thời gian dài sẽ khiến các linh kiện trong máy bị nóng, chất lượng bản in kém, liên tục xảy ra một số lỗi như kẹt giấy. Do đó, tốt nhất sau vài giờ, bạn hãy để máy photocopy của bạn được nghỉ ngơi để đảm bảo tuổi thọ của máy.

Bật máy liên tục

Có thể bạn chưa biết, bật máy liên tục cũng là một trong những sai lầm khi sử dụng máy photocopy khiến máy nhanh bị hao mòn và giảm tuổi thọ.

Tốt nhất, khi không sử dụng trong vài giờ hoặc qua đêm, hãy để máy photocopy ở chế độ tiết kiệm điện.
Nếu không sử dụng máy trong vài ngày, bạn nên rút dây điện ra khỏi nguồn điện để tiết kiệm điện năng cũng như tránh hao mòn cho máy.

Sử dụng nhiều hơn công suất quy định

Mỗi máy photocopy đều có những thông số kỹ thuật và xếp hạng nhất định nên tùy theo khối lượng công việc mà bạn lựa chọn dòng máy phù hợp nhất.

Ví dụ nhu cầu in ấn của bạn lớn thì nên chọn máy có công suất hoạt động cao, tốc độ in từ 40 – 50 bản / phút. Không bao giờ sử dụng máy photocopy vượt quá công suất tối đa của nó.
Việc máy hoạt động quá tải lâu ngày sẽ máy photocopy hưởng đến tuổi thọ của máy photocopy.

Không chú ý đến vị trí của máy photocopy

Một trong những lỗi thường gặp khi sử dụng máy photocopy là không chú ý đến vị trí đặt máy. Để đảm bảo độ bền và tránh máy photocopy hưởng đến các linh kiện của máy, tuyệt đối không đặt máy trong môi trường quá nóng, quá lạnh hoặc gần bồn nước.

Tốt nhất, hãy đặt máy photocopy ở những nơi thông thoáng, sạch sẽ. Không đặt máy quá sát tường để có không gian thoát nhiệt. Ngoài ra, nên đặt máy ở nơi ít nắng gió tự nhiên.

Không đóng nắp máy photocopy

Trong quá trình hoạt động, máy photocopy thường sinh ra khí ozone – đây là loại khí có hại cho môi trường cũng như sức khỏe con người. Vì vậy, để đảm bảo an toàn tối đa, khi sử dụng máy nên đóng nắp kỹ.

Sử dụng mực chất lượng thấp, giá rẻ

Mực in là thành phần quan trọng và không thể thiếu của máy photocopy, tuy nhiên nhiều người vì muốn tiết kiệm chi phí mà sử dụng mực in giá rẻ. Trên thực tế, các loại mực in tái chế, kém chất lượng có chứa các thành phần độc hại cao, không chỉ máy photocopy hưởng đến máy móc mà còn nguy hiểm đến sức khỏe người dùng.

Vì vậy, tuyệt đối không sử dụng mực kém chất lượng, giá rẻ, không rõ nguồn gốc. Ngoài ra, bên cạnh mực máy in, giấy photo bạn cũng nên chọn loại giấy có chất lượng tốt, đảm bảo.

Sử dụng quá nhiều phông chữ khác nhau trong in ấn

Đây cũng là một trong những lỗi thường gặp khi sử dụng máy photocopy. Nhiều người thường có thói quen trang trí văn bản cho đẹp mắt với nhiều font chữ khác nhau. Tuy nhiên, điều này khiến người đọc cảm thấy rối mắt và rườm rà.

Do đó, thay vì sử dụng quá nhiều định dạng phông chữ, hãy bám vào một phông chữ nhất định trong tài liệu và duy trì nó từ đầu đến cuối. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, khoa học trong bố cục của văn bản mà còn tạo cảm giác thoải mái hơn cho người đọc.

Sử dụng in và máy photocopy màu không cần thiết

Một trong những thói quen mà mọi người thường mắc phải đó là in và photocopy màu vô tội vạ. Đặc biệt, với những văn phòng được trang bị máy photocopy màu thì tình trạng này lại càng phổ biến.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc in màu cho các tài liệu bên trong là không cần thiết. Thay vì in màu, bạn có thể in trắng đen để tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà vẫn đáp ứng được nhu cầu công việc.

Vì vậy, hãy luôn nhớ rằng, chỉ những tài liệu thực sự quan trọng và phải được in màu mới được in. Còn lại, các loại giấy tờ, tài liệu thông thường nên in trắng đen để tránh lãng phí.

Sử dụng hình máy photocopy có độ phân giải thấp khi in, photocopy

Muốn sao chép hay in được những hình máy photocopy rõ nét thì chất lượng hình máy photocopy đầu vào phải cao, tránh những hình máy photocopy có độ phân giải thấp.

Đây cũng là một trong những lỗi thường gặp khi sử dụng máy photocopy. Thông thường, với một thiết bị máy in, máy photocopy, hình máy photocopy đầu ra sẽ bị giảm chất lượng lên đến 30% so với ban đầu.

Vì vậy, để đảm bảo những bản in cụ thể, rõ ràng, hãy lựa chọn những hình máy photocopy chất lượng và chân thực nhất.

Để lại các bản quét và bản sao quan trọng trong ổ cứng của máy photocopy

Một lỗi phổ biến khác của người dùng hiện nay là để quên các tài liệu quan trọng trong ổ cứng máy photocopy.
Vì điều này sẽ dẫn đến nguy cơ bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài, gây tổn thất cho công ty. Vì vậy, với những thông tin mật hoặc quan trọng, sau khi sao chép, quét, bạn nên format ổ cứng của máy.

Thao tác này sẽ giúp bạn xóa toàn bộ tài liệu khỏi ổ cứng máy photocopy một cách nhanh nhất để đảm bảo an toàn cho những thông tin quan trọng, tránh bị lộ.

Trên đây là 10 lỗi thường gặp khi sử dụng máy photocopy. Hi vọng những thông tin trong bài viết của chúng tôi sẽ giúp cải thiện những thói quen xấu khi sử dụng máy photocopy hàng ngày của bạn, từ đó đảm bảo tuổi thọ lâu dài nhất cho thiết bị. Trong trường hợp máy photocopy của bạn bị hư hỏng, trục trặc, đừng quên liên hệ với Toshiba-copier.vn theo địa chỉ bên dưới để được nhân viên của công ty tư vấn và khắc phục.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ Toshiba-copier.vn
Địa chỉ: 26B Phạm Văn Đồng, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 024 2024 3399 – 083 5335 999
E-mail: copierphuson@gmail.com
Trang mạng: http://mayphotophuson.vn

Địa chỉ: Quận 12: Số 36A Tân Chánh Hiệp 10, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12
Hotline: 0934 531 349 – 079 4481 888 – 096 181 3909
Email: toshibavncopier@gmail.com
Quận Tân Phú: Số 74 Nguyễn Cửa Đàm, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân Phú
Website: http://toshiba-copier.vn